Tämä seloste kertoo, miten EnergiaYkkönen Oy LämpöYkkönen Oy -konsernin tytäryhtiönä käsittelee henkilötietojasi.
Käyttämällä palvelujamme, verkkosivustojamme (https://energiaykkonen.fi/) tai ottamalla meihin yhteyttä, hyväksyt että käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
REKISTERINPITÄJÄ
LämpöYkkönen Oy Y-tunnus 2155807-0 (”LämpöYkkönen” tai ”Rekisterinpitäjä”)
Osoite: Koivupurontie 6, 40320 Jyväskylä
Sähköposti: info(at)lampoykkonen.fi
Puhelin: 020 742 4100
MITÄ TIETOJA KERÄÄMME?
Tyypillisesti LämpöYkkönen voi saada seuraavia tietoja:
Asiakkaat:
- Nimi ja yhteystiedot (kuten etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
- Muut perustiedot (kuten syntymäaika, asiakasnumero, asiointikieli)
- Asiakkuutta koskevat tiedot, kuten tilaushistoria ja siihen liittyvä viestintä, asiakassuhteen hoito sekä tilaus- ja laskutustiedot
- Rekisteröidyn kanssa käyty viestintä
- Tieto rekisteröidyn kiinnostuksen kohteista (tuoteryhmät ja palvelut)
- Rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet
- Lakisääteiset tiedot asiakkaan tunnistamiseksi
- Rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot liittyen erityyppisiin henkilötietojen käsittelytarkoituksiin
- Verkkopalveluitamme käyttäessä käyttölaitteen IP-osoite tai muu laitekohtainen tunniste sekä evästetiedot
Työnhakijat:
- Nimi ja yhteystiedot (kuten etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
- Muut perustiedot (kuten syntymäaika, asiointikieli, asuinmaa, kansalaisuus, työtehtävä, työnantajan tiedot)
- Rekisteröidyn kanssa käyty viestintä
- Lakisääteiset tiedot työnhakijan tunnistamiseksi
- Rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot liittyen erityyppisiin henkilötietojen käsittelytarkoituksiin
- Verkkopalveluitamme käyttäessä käyttölaitteen IP-osoite tai muu laitekohtainen tunniste sekä evästetiedot
- Työnhakijan vapaaehtoisesti antamat tiedot
MISTÄ JA MITEN TIEDOT KERÄTÄÄN?
Saamme tiedot pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään Rekisterinpitäjän internet-sivuilla olevilla yhteydenottolomakkeilla, arvontalomakkeilla sekä muulla tavoin rekisteröidyn ollessa yhteydessä esimerkiksi puhelimitse, sähköpostitse tai asiakaskohtaamisissa.
Lisäksi saamme tietoja rekisteröityjen yhteyshenkilöiltä tai edustajilta (yritysasiakkaat), viranomaisilta, yhteystietopalveluiden tarjoajilta, luottotietoyhtiöiltä ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta. Saatamme myös sovellettavan lainsäädännön puitteissa kerätä ja päivittää henkilötietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä kuten yhtiöiden verkkosivustoilta, uutispalveluista sekä muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella. Suostumuksellasi keräämme tietoa myös verkkosivustollamme käytössä olevien evästeiden kautta.
MITÄ TARKOITUKSIA VARTEN KERÄÄMME JA KÄYTÄMME TIETOJASI?
Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on:
- LämpöYkkösen asiakkaan tai LämpöYkkösen asiakkaan edustaman yrityksen ja LämpöYkkösen välisen asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito
- Muun yhteistyökumppanin ja LämpöYkkösen välisen yhteistyön ylläpito
- Tuotteiden ja palveluiden myynti ja markkinointi
- Asiakasviestintä: yhteydenottopyyntöihin vastaaminen, tarjousten jättäminen, tilaussopimuksen tekeminen, tilausten toimittaminen, laskutus ja perintä, asiakaspalautteiden käsittely
- Liiketoiminnan kehittäminen
- Kirjanpito
- Arpajaisten järjestäminen
- Verkkosivustolla kävijöiden tietojen käsittely verkkosivujen toiminnallisuuden varmistamiseksi ja kehittämiseksi sekä verkkosivujen liikenteen analysoimiseksi ja mainonnan kohdistamiseksi
- Suoramarkkinointiluvan tai -kiellon noudattaminen asiakkaan toiveen mukaisesti
- Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
- Rekrytointiin liittyvät toimenpiteet ja työhakemusten käsittely
Henkilötietojen käsittely on edellytyksenä, että LämpöYkkönen voi palvella asiakkaitaan laadukkaasti ja sopimuksen mukaisesti sekä parantaa palveluitaan. Rekisterinpitäjä ei hyödynnä automaattista päätöksentekoa tai profilointia
Henkilötietojen antaminen voi olla edellytyksenä sopimuksen tekemiselle tai sopimukseen perustuva vaatimus. Vaikka henkilötietojen antaminen ei olisi pakollista lain tai sopimuksen nojalla, voi tiettyjen palveluiden käyttäminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä.
MILLÄ PERUSTEILLA KÄSITTELEMME TIETOJASI?
Käsittelyn oikeusperusteita ovat:
- Rekisteröidyn antama suostumus, kuten henkilötietojen käyttäminen sähköiseen markkinointiin
- Sopimusta edeltävien toimenpiteiden tekeminen sekä sopimusten täytäntöönpano, kuten tarjouksen laatiminen ja lähettäminen, tilauksen toimittaminen, laskutus, takuukäsittely
- Rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet, kuten kirjanpitolain mukainen tositteiden käsittely
- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, kuten tietojen siirtäminen hallinnollisista syistä LämpöYkkönen Oy -konsernin sisällä
KENELLE LUOVUTAMME TIETOJA JA SIIRRÄMMEKÖ TIETOJA EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE?
Lähtökohtaisesti emme luovuta tietojasi kolmannelle osapuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä asioissa lakisääteisen velvoitteen taikka viranomais- tai tuomioistuinmääräyksen nojalla. Voimme käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia tai yhteistyökumppaneita, jotka toimivat EU:n yleisten tietosuoja-asetusten mukaisina henkilötietojen käsittelijöinä ja käsittelevät henkilötietoja puolestamme tässä tietosuojaselosteessa kuvatuissa tarkoituksissa (kuten markkinointi-, rahoitus- ja tekniset palvelut). Palveluntarjoajat saavat käyttää henkilötietoja ainoastaan ohjeistuksemme mukaisesti ja vain siihen tarkoitukseen, johon tiedot on kerätty. Palveluntarjoajat on velvoitettu toteuttamaan asianmukaiset tekniset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi sekä toteuttamaan kaikki tietoturvatoimenpiteet voimassa olevien lakien sekä tietosuoja-asetusten vaatimuksiin vastaavalla tavalla. Emme myy tai muutoin luovuta henkilötietoja ulkopuolisten tahojen käyttöön.
Rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja LämpöYkkönen Oy-konsernin muille yhtiöille. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa erilaisiin järjestelmiin liittyen järjestelmätoimittajien pilvipalveluihin, joissa tapauksissa järjestelmäntoimittaja toimii EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisena käsittelijänä. Näitä järjestelmiä (suluissa palvelutoimittaja) ovat mm tuottavuusjärjestelmä (Microsoft Corporation), rekrytointijärjestelmä (Atlassian Pty Ltd, Visma Solutions Oy), toiminnanohjausjärjestelmä (Pinja Group Oy, Easoft Oy) uutiskirje- ja markkinointijärjestelmä (ActiveCampaign LLC), ohjelmistoyritys (Twilion, Leadspark). Mikäli rekisteröity on hyväksynyt analytiikkaevästeiden käytön, voimme luovuttaa verkkosivujen kävijätietoja esimerkiksi Googlelle, LinkedInille ja Metalle. LämpöYkkösen sisäisessä viestinnässä käytämme Microsoftin sovellusten lisäksi Signalia ja WhatsAppia.
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille tahoille, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle. Jotkin Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelyyn käyttäminen palveluiden palveluntarjoajat voivat olla sijoittautuneet EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle, jolloin palvelun käyttö voi edellyttää henkilötietojen siirtämistä EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle. Tällöin Rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen suojaamisesta esimerkiksi edellyttämällä palveluntarjoajaa hyväksymään Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet osaksi Rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajan välistä sopimusta.
MITEN SÄILYTÄMME TIETOJASI?
LämpöYkkönen suhtautuu tietojesi turvallisuuteen vakavasti. Pääsy henkilötietoihin on rajattu siten, että niitä käsittelevät vain henkilöt, joiden työtehtävien hoito edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Kaikki työntekijämme on ohjeistettu kirjallisesti henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskien, ja he ovat sitoutuneet asianmukaiseen salassapitoon. Ulkopuoliset palveluntarjoajat, yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme valitaan ja ohjeistetaan huolella.
Tietojärjestelmät tietoineen on asianmukaisesti suojattu luvattomalta pääsyltä ja vahingossa tapahtuvalta muuttumiselta, tuhoutumiselta tai leviämiseltä. Pääsy tietojärjestelmiin on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä muilla tavanomaisilla teknisillä keinoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukitussa teknisesti valvotuissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
LämpöYkkönen säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se kyseisen henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. LämpöYkkönen säilyttää asiakkaan ja tämän edustajan tietoja niin kauan, kun asiakassuhde on voimassa ja vähintään vuoden asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Mikäli yritysasiakkaan edustajan tehtävät muuttuvat siten, että hän ei todennäköisesti ole mukana projektissa tai häneen ei voida kohdistaa enää markkinointitoimenpiteitä tai uutiskirjeitä, hänen tietonsa poistetaan tai anonymisoidaan vuoden kuluttua tehtävien muuttumisesta.
Kirjanpitoon liittyviä asiakkaan henkilötietoja sisältäviä tositteita säilytämme kirjanpitolain mukaan kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Voimme lisäksi säilyttää tarpeellisia henkilötietoja oikeusvaateiden varalta niin pitkään, kunnes kanneaika tai syyteoikeus asiaan on vanhentunut.
Rekisteröidyn suostumuksen perusteella markkinointitarkoituksiin käsiteltäviä tietoja säilytetään niin kauan, kun annettu suostumus on voimassa. Tiedot poistetaan, mikäli asiakas vastustaa tietojensa käyttöä suoramarkkinoinnissa tai peruuttaa antamansa suostumuksen.
Työhakemuksia (hakemus tiettyyn avoimeen tehtävään) ja niihin liittyvää materiaalia säilytämme vuoden valintaprosessin päättymisestä. Avoimia työhakemuksia ja niihin liittyvää materiaalia säilytämme vuoden tietojen vastaanottamisesta.
Tarpeettomat tiedot pyritään poistamaan heti, kun tietoja ei enää tarvita. Kun määriteltyjen poistamiskäytäntöjemme mukainen säilytysaika on päättynyt, tai se muuten katsotaan tarpeelliseksi, poistamme tietosi tietoturvallisesti. LämpöYkkönen arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti ja huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisterissä säilytetä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, epätarkkoja, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Kyseiset henkilötiedot korjataan tai poistetaan viipymättä.
MITÄ OIKEUKSIA SINULLA ON TIETOJASI KOHTAAN?
LämpöYkkönen auttaa mielellään oikeuksiesi toteuttamisessa. Jokaisella sivuston käyttäjällä, LämpöYkkösen asiakkaalla ja asiakasyrityksen edustajalla sekä työnhakijalla on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada itseäsi koskevat tiedot: Voit pyytää Rekisterinpitäjältä tietoja sinusta kerätyistä henkilötiedoista ja päästä niihin käsiksi. Voit myös pyytää Rekiserinpitäjältä tietoja siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja. Edellytyksenä tietojen toimittamiselle on, että pystymme tunnistamaan sinut riittävällä tavalla. Tiedot toimitetaan ensisijaisesti sähköisesti. Jos pyydät useampia jäljennöksiä tai käytät oikeuttasi toistuvasti vuoden sisällä, saatamme periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus pyytää Rekisterinpitäjää korjaamaan tai täydentämään mielestäsi virheelliset, epätarkat tai vanhentuneet tiedot.
- Oikeus saada tietosi poistetuksi ja tulla unohdetuksi: Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista laissa säädetyin perustein. Tiedot poistetaan, mikäli niiden käsittelylle ei ole enää lakisääteistä perustetta. Jos käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Mikäli Rekisterinpitäjä on käsitellyt tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada Rekisterinpitäjälle sähköisesti toimittamasi tietosi jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.
Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla myös seuraavat oikeudet:
- Oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä laissa säädetyin perustein
- Oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on LämpöYkkösen oikeutettu etu
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse (info(at)energiaykkonen.fi) tai puhelimitse (029 123 3200), jolloin vastaamme sinulle kuukauden kuluessa. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Ennen pyynnön toteuttamista meillä on oikeus ja velvollisuus varmentua henkilöllisyydestäsi, koska meidän on kyettävä tunnistamaan sinut riittävällä tavalla. LämpöYkkönen voi kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
YHTEYSTIEDOT JA MUUTOKSET
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 29.9.2023 ja sitä päivitetään säännöllisesti.
Jos sinulla on kysymyksiä tai haluat käyttää oikeuksiasi, ota mihin yhteyttä sähköpostitse (info(at)energiaykkonen.fi) tai puhelimitse (029 123 3200). Toimistomme yhteystiedot löydät osoitteesta https://energiaykkonen.fi/ota-yhteytta/.
Mikäli katsot tietojesi käsittelyn olevan lainvastaista, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle (https://tietosuoja.fi/yhteystiedot).
GOOGLE SIGNALS
Olemme aktivoineet Google Signalsin Google Analyticsissa, mikä mahdollistaa laitteiden välisten toimintojen seurannan ja personoidun mainonnan. Tämä tarkoittaa, että keräämme tietoja, kuten sijainti, hakuhistoria, YouTube-historia ja toiminnot sivustollamme, jotta voimme mukauttaa mainoksiamme ja palveluitamme paremmin vastaamaan käyttäjien tarpeita ja kiinnostuksen kohteita. Tietoja kerätään vain, jos käyttäjä on hyväksynyt personoidun mainonnan Google-tilillään ja markkinointievästeiden asettamisen verkkosivuilla. Säilytettävät tiedot ovat aina yhteenvetoja ja anonyymejä.
Google Signals auttaa meitä arvioimaan käyttäjien käyttäytymistä, toiveita ja kiinnostuksen kohteita paremmin, jotta voimme optimoida ja mukauttaa tuotteitamme ja palveluitamme. Tämä data vanhenee oletuksena 26 kuukauden kuluttua. Käyttäjät voivat hallinnoida tai poistaa tietojaan Google-tilillään sekä muuttaa suostumustaan personoituun mainontaan Google-tilin asetuksissa.